Hantera, besvara och sök kommentarer i Acrobat Pro

Lås upp avsnittet

För att kunna se avsnittet behöver du ha tillgång till kursen via ett medlemskap. Köp medlemskap

Hantera, besvara och sök kommentarer i Acrobat Pro

Från kursen: Acrobat Pro från början

Samarbeta genom att hantera, besvara och sök bland kommentarer i det delade PDF-dokumentet Adobe Acrobat Pro.
Köp medlemskap
Nu är jag tillbaka i anbudet, men i ett skede då hela teamet granskat handlingen. Även VD:n Clara har fått några frågor på vägen som hon har besvarat. Det finns därmed ett antal kommentarer här i högerspalten. I min dator öppnades filen just så här, med kommentarsverktyget aktivt och kommentarerna synliga till höger. Eftersom det fanns kommentarer redan på första sidan, var dem ju svåra att missa, men jag gillar ändå att listan kommer upp. Att det blir så beror på att jag angett det i kommentarsinställningar, genom att kryssa i den här rutan. Allra först ska jag följa upp det där med sökning i kommentarer. I förra avsnittet tipsade jag ju om att nämna namnet på en person, för att rikta en kommentar, eller en fråga. Nu är jag ju nyfiken på vad Otto har svarat på frågan som jag har riktat till honom! Jag klickar på förstoringsglaset och skriver Otto. Redan innan jag har hunnit klart, får jag träff på frågan och ser också hans svar. Det krävs ingen ytterligare åtgärd. Jag kan ta bort kommentaren, men jag kan också välja att behålla spårbarheten genom att i stället markera den. Om du högerklickar finns det olika kategorier att välja, men det allra enklaste och tydligaste är nog den här check-boxen. Att lägga till en bock, i rutan. Och vill du göra det ännu enklare, kan du till och med aktivera så att den här rutan syns i själva kommentaren. Tillbaka till kommentarsinställningar och se till att den här rutan är ikryssad. Då visas kryssrutan så fort du klickar på kommentaren och du slipper ifrån några klick. För att avbryta sökningen bland kommentarerna, klickar du på krysset i sökrutan. Här finns ytterligare ett par kommentarer som är avklarade. VD:n Clara har sagt sitt om texten här och kommentaren är avklarad. Det samma gäller priset där kollegorna ville att hon satte ned foten. Jag klar-markerar båda kommentarerna och svaren. Om det är många kommentarer, underlättar det att ha ett sätt att markera dem som är avklarade. I takt med att du betar av dem, kan du se vad som är kvar att göra och kanske behöver du vänta in någonting och återkomma till dokumentet senare. Klicka på tratten, så ser du en rad olika filtreringsalternativ du kan ha nytta av. Verktyget har full koll på hur dina kommentarer skiljer sig åt. Klicka i och ur. Det du vill se, är det som ska vara blå-markerat. Att filtrera på personnamn ger träff på dem kommentarer som den personen har skrivit, men också kommentarer där den personen har svarat någon annan. Du kan filtrera även på kommentarstyp och på färger. Dem som visas här nu, är de som förekommer just i mitt dokument. Begreppet markering är lite förvirrande i programmet. Under rubriken Typer, innebär det en färgmarkering i texten, överstrykningspennan. Men som du ser finns det även ett filter med rubriken Markerade och det är kryss-rutan jag använder för att klar-markera. Så här ser det ut när jag ska filtrera fram allt som inte är klar-markerat, genom att se till att bara avmarkerade ska synas. Sedan trycker jag på Använd. När du filtrerar visas alltid hela kommentaren, inklusive svar, om den, eller något av svaren, uppfyller filtreringsvalet. Det var därför jag påminde om att du ska klar-markera även svaren, när något är avklarat. Om det inte räcker med kryss-rutan, kan du använda status för att kategorisera dina kommentarer. Högerklicka på en kommentar för att se vilka olika statusar det finns, så fort du har använt någon av dem dyker även status upp som ett filter. Själv tycker jag att de är lite många att hantera och det blir tyvärr inte lättare av att statusen accepterad kallas för Godkänd, här i filtret. En extra flagga för det här valet, Radera allt. Det är inte alls så farligt som det låter! Om du klickar här, så nollställer och stänger du bara filtret Slutligen erbjuder filtret en möjlighet att dölja alla kommentarer. Jag har svårt att tänka ut ett läge då man har nytta av det, men inte heller det raderar dem. Dem kan lätt hämtas tillbaka genom att klicka på knappen igen. Beroende på vad du jobbar med kan olika verktyg vara bästa valet, både när det gäller att skapa kommentarer och att ta hand om dem sen. I en stor fil, med många sidor, blir det till exempel viktigare att kunna filtrera. Och om många granskar kan det vara viktigt att prata igenom arbetssättet i stället för att var och en skapar sitt arbetssätt. Men att dela dokument är ändå ofta en bra lösning, dels för att olika granskare kan diskutera med varandra men också för att den som tar emot kommentarerna får allt ihop samlat. Ibland har man ändå anledning att avstå från att dela dokument. Kanske blir det helt enkelt allt för många granskare, eller så är det inte lämpligt att alla ser alla synpunkter. I stället får någon ta emot olika filer och jämföra kommentarer och förslag, i olika versioner. Som tur är har Acrobat ett verktyg som hjälper till med det och som du får lära känna i nästa avsnitt!

Fler kurser i ämnet

Så tycker våra medlemmar

Läs alla omdömen om Design & Layout