Verktyget Jämför filer i Adobe Acrobat Pro

Lås upp avsnittet

För att kunna se avsnittet behöver du ha tillgång till kursen via ett medlemskap. Köp medlemskap

Verktyget Jämför filer i Adobe Acrobat Pro

Från kursen: Acrobat Pro från början

Med verktyget Jämför filer i Adobe Acrobat Pro hittar du snabbt skillnader för att kunna avgöra vilka versioner som är aktuella och vilka som ska städas bort.
Köp medlemskap
Det finns tillfällen där det uppstår flera versioner av samma fil. Kanske behöver den spridas separat i olika grupper, eller så är det bara för många som ska titta så att det blir för rörigt. att jobba i samma fil. Det kan också vara att du själv har flera versioner med otydliga namn så att du inte vet vad som är senaste versionen och vad du kan städa bort. Då kan du använda verktyget Jämför filer. Det enklaste är att först öppna dem i varsin flik. Kanske är du redan i det läget och har scrollat runt en stund, när du kommer ihåg att verktyget finns. Här är den ena filen och här är den andra, så det ser ganska lika ut, så här vid en snabb anblick. Klicka på verktyget Jämför filer, det finns redan som genväg här. Hit kommer du även om du inte har några filer öppna, men nu föreslår Acrobat att du ska jämföra just dem filer som finns öppna. Programmet antar också att filen i vänstra fliken, är den gamla filen och att filen till höger är den nya. Då vet du vilket perspektiv programmet har när den redovisar skillnaderna. Den här lilla rutan kan du kryssa i, om du vill att jämförelsen ska begränsas till text. Du kanske vet med dig att versionerna har olika grafik, till exempel bakgrundsplattor. Via Inställningar kan du styra jämförelsen ännu mer i detalj, till exempel utesluta granskning av sidhuvud, om du vet att du lagt till ett sådant. Det här krysset kan vara viktigt, att rapporten ska visa skillnader i anteckningar. Jag återkommer till det strax. När du har bestämt dina inställningar, klickar du på Jämför, då tänker programmet en stund och så öppnas en ny flik. Där finns själva jämförelsen. På det första uppslaget finns en sammanfattning och till höger ser du antalet ändringar. I det här fallet finns fyra ersättningar och tolv infogningar i innehållet, dessutom rapporteras en stiländring och två anteckningar. Om du scrollar ned, ser du dina två dokument parallellt. I menyn kan du växla mellan den gamla och nya filen och här kan du också klicka dig ned mellan ändringarna. Användbart i ett längre dokument särskilt. I dokumentet ser du markerade ändringar. Förklaringen till dem flesta ändringar just här, är att bilagorna har numrerats i den nya filen. Klicka på den lilla plus-symbolen, så står det i klartext. Du kan också klicka på Svara, om du vill kommentera någon av ändringarna. Men den kommentaren hamnar alltså i själva jämförelsen. Om du använder verktyget för att diskutera olika versioner med andra. Vad som inte visas när du bläddrar, är hur anteckningarna har ändrats och det var det jag flaggade för nyss i Inställningar. Den här jämförelsen gjordes nämligen utan att kryss-rutan Anteckningar, var i-bockad. Sammanfattningen visar att det finns ändrade anteckningar, men dem markeras inte i dokumentet. Om jag gör om jämförelsen med rutan i-bockad, kommer dem att markeras. Däremot finns det ingen väg att härifrån, få veta vad som kommenterats. Det måste du gå tillbaka till själva dokumentet för att se. Förhoppningsvis vet du vem du ska leta kommentarer från. I det här fallet var det VD:n Clara som hade skickat den ändrade versionen, så då kan jag söka på henne som författare och se vilka kommentarer hon har lagt till. Om ändringarna är omfattande, blir det ganska rörigt att gå igenom dem så här och att jämföra kommentarer, i den här funktionen, är inte smidigt. Ju större dokument och ju färre ändringar det finns, desto bättre är det här verktyget för att hitta dem helt enkelt. Om någon till exempel skickar ett 200-sidigt slutkorr till dig och säger: "Jag gjorde några små ändringar, här och där." Då är den guld värd! Satsa därför på att i första hand dela dokument och använd jämför-verktyget när det inte är möjligt eller lämpligt, så att du ändå sitter där med flera versioner som ska sammanställas. Och sist, men inte minst, funktionen kan vara ett utmärkt redskap när du gallrar i dina egna mappar, som en digital dammsugare.

Fler kurser i ämnet

Så tycker våra medlemmar

Läs alla omdömen om Design & Layout